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Ley de protección de datos, ¿Quién es quién?

A lo largo de los años me he dado cuenta que cuando hablo de “PROTECCIÓN DE DATOS” y hablo, de términos identificativos como “RESPONSABLE DEL FICHERO” “ENCARGADO DEL TRATAMIENTO”, etc…   la gente acaba confundiendo estos términos entre sí y con respecto a otros, y por ello este post va dirigido a poder identificar quién es quién dentro de esta materia.

Para ello os voy a poner un ejemplo ilustrativo.

“Alejandro G.M y Martín F.V son dos chicos de 30 y 34 años. Crearon una S.L hace dos años. Se llama “LLÉVAME CONTIGO, SOCIEDAD LIMITADA”.

El Administrador Único de la Sociedad es Alejandro G.M.

La empresa se dedica a la asistencia personal para personas mayores o personas con movilidad reducida.

Esta empresa se dedica a hacer más fácil la vida de personas que por circunstancias varias, necesitan ayuda para recoger la compra, ir al médico, sacar a su perro a pasear, etc.

Algunos clientes solo buscan compañía del tipo “vamos a jugar unas partidas al dominó o las cartas”, otros, solo buscan un oído que les escuche mientras cuentas sus “batalles de guerra” de cuando eran jóvenes.

Hay clientes más atrevidos que solicitan que alguien les acompañe al bingo o ir al cine o a cenar.

En dos años han crecido bastante como empresa.

Han pasado de ser dos socios únicos sin trabajadores a tener contratados a 12 trabajadores.

Romina P.G es la administrativa que está siempre en la oficina.

Además, es la mano derecha de Alejandro G.M, totalmente de su confianza y en quien delega muchas funciones porque él “no llega a todo”.

Entre las tareas que realiza se encuentra mantener al día la protección de datos y buscar cursos de formación orientados en habilidades sociales para los trabajadores.

Esta empresa tiene contratada una empresa externa, una Asesoría, que le lleva todo el papeleo fiscal, contable y laboral.

Su volumen de facturación anual es de 120.000,00 € aproximadamente.

Empezaron siendo pequeños y todo comenzó cuando una vecina le dijo a Martín F.V que si por favor podía ir al super a comprarle unas cosas que necesitaba.

Ese día no le cobro, pero pronto se convirtió en un hábito para la Señora y de ahí surgió la idea.

El boca a boca y las redes sociales han conseguido que esta empresa prospere muy bien.

Los clientes suelen ser de clase media-alta, más bien alta, de edad comprendida entre los 65 y los 95 años.

Nunca incluye sexo, es más, en el contrato de confidencialidad que se firma queda totalmente prohibido.

Los datos que la empresa recoge del cliente son básicos, incluye: nombre, apellidos, dirección, D.N.I, tlf, email y firma.

La Empresa en todo momento informa al cliente de para qué se recogen sus datos, que únicamente es para poder emitirle la factura correspondiente por el servicio realizado.

La empresa dispone de un catálogo de servicios donde aparecen los precios de los mismos. Tienen página web. A través de ella no se venden los servicios. Es meramente informativa.

Esta web esta mantenida en todo momento por una empresa informática que se denomina “MIPC&Asociados, S.L”

Sujetos identificativos:

El responsable del fichero:

Persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto a otros, determine los fines y medios del tratamiento.

En este caso el RESPONSABLE DEL FICHERO es la empresa “LLEVAME CONTIGO, SOCIEDAD LIMITADA”, a través de su Administrador Único, D. Alejandro G.M

Ahora bien, cuando hablamos de TRATAMIENTO hacemos referencia a cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrución.

En este caso hemos dicho que los datos que se recogen (se tratan) son: nombre, apellidos, dirección, D.N.I, tlf, email y firma.

El encargado del tratamiento:

Persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

En este ejemplo existen dos Encargados del Tratamiento.

1º.- La Asesoría, que lleva el papeleo fiscal, contable y laboral.

2º.- La Empresa Informática que se ocupa de mantener la web.

Es importante resaltar que entre el Responsable del Fichero y el Encargado del Tratamiento debe existir un contrato firmado mediante el cual, a parte de recoger la cláusula de confidencialidad de la información que se facilite por parte del Responsable del Fichero, se deberá indicar la finalidad de la cesión de los datos, esto quiere decir, el por qué el Responsable del Fichero le cede los datos al encargado del tratamiento.

De tal manera que si no existe este contrato entre ambos, en este caso, la Asesoría no podría realizar los trimestres fiscales a la empresa, ni sacar las nóminas de los trabajadores, ni seguros sociales, ni … etc, etc… y los informáticos no podrían mantener (acceder directamente) la página web.

El responsable de seguridad:

Romina P.G es en este caso la persona nombrada por el Responsable del Fichero “LLÉVAME CONTIGO, SOCIEDAD LIMITADA”, a través de su Administrador Único, D. Alejandro G.M, que con carácter general se encargará de coordinar y controlar las medidas de seguridad definidas en el Documento de Seguridad de la Empresa, siempre bajo la supervisión y visto bueno del Responsable del Fichero.

Esta figura no siempre es obligatoria en todas las empresas.

Si el Responsable del Fichero opta por incluir esta figura en su plantilla, deberá existir un contrato privado entre ambos para definir funciones y capacidades del Responsable de Seguridad.

Los trabajadores:

Persona que realiza un trabajo a cambio de un salario.

Es recomendable que los trabajadores tengan firmado un contrato y/o clausula informativa de confidencialidad y protección de datos con la Empresa.

Los clientes:

Persona que utiliza los servicios de un profesional o de una empresa, especialmente la que lo hace regularmente.

Con los clientes es también importante tener firmado una cláusula informativa donde comuniques la finalidad para la cual recoges sus datos personales, la cesión o no de sus datos y los derechos que tienen para poder acceder a ellos, modificarlos, suprimirlos, etc.

Poco a poco os iré contando los secretos de la Protección de Datos.

Por si necesitáis más información, te dejo el enlace a la web de la Agencia Española de Protección de Datos haz clic aquí

¿Tienes una empresa y no sabes si cumples con la normativa de la Ley de Protección de Datos?

Puedes preguntarme 

Raquel Maestre Ribera

Fuente de la imagen: channelpartner.com

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